Acheteur Operationnel ( Remplacement congé de maternité ) / Operational Buyer ( Maternity leave rep

Storing vital products with care

Storing vital products with care

**French Version will follow**

Position Summary
 

This position works with the Vopak procurement team and handles the purchasing needs for all Canada locations (Currently 4 terminals plus 1 expansion project across Canada) and acts as a liaison between vendors and Vopak employees.

Essential Job Functions

  • Abides by all safety procedures and practices applicable to location and position; participates in appropriate safety training; demonstrates commitment to and support of SH&E principles and values; champions safety as necessary

  • Actively participate in keeping a safe, healthy and secure work environment and also environmentally friendly.

  • Execute all purchasing within the Company in accordance with procedures, policies and VOPAK standards (Global and Local)

  • Convert requisitions on a daily basis into purchase orders, request quotes from suppliers and subsequently lead awarding process

  • Create/Issue purchase orders on a daily basis

  • Follow-up on open purchase orders and update ERP system accordingly

  • Follow-up with suppliers for order confirmation and confirm delivery date

  • Ensure Terms and Conditions (expected service/item to be delivered, price, delivery date, incoterms, payment terms) are properly define between Suppliers and VOPAK

  • Effectively execute and coordinate the relevant Sourcing & Procurement steps in the P2P process (Request, Approve, Order, Expedite and Receive) in order to get the right service/product at the right place at the right time

  • Effectively use the supporting ERP system (JDE Edwards)

  • Ensure in consultation with the Procurement Manager for the proper implementation and follow-up of relevant procurement contracts.

  • Ensure that supplier contracts are managed in line with the specifications of the Procurement Policies and principles (compliance).

  • Evaluate and improve use of contracts and decide on contract development together with stakeholders (e.g. termination or modification).

  • Work with internal customers to optimize P2P and efficiency of the provision of goods and services

  • Support the Procurement Manager in performing spend analyses, contract analyses, category review and proposes actions & initiatives to include in the annual TPP and budget process.

  • Support the Procurement Manager in the  execution of an optimal supplier selection process such as: conduct internal and market analysis, determine selection criteria, develop and evaluate RFI and RFP, execute clarification meetings, communicate to bidders and cooperate with internal business partners

  • Support the Procurement Manager to pre-qualify suppliers through Avetta system

  • Contribute in structurally managing the supplier base together with the Procurement Manager and internal stakeholders by periodically monitoring, evaluating and improving supplier performance as part of the Supplier Management Program. This minimally includes the tiering of supplier base, measuring performance of critical suppliers, participating in evaluation meetings and executing improvement program.

  • Assist Finance department to reconcile invoice discrepancies and improve vendor payments

  • Assist Finance department and Procurement Manager to update/clean up ERP system (received not vouchered, open orders, supplier database)

  • Perform analysis to identify and initiate cost savings

  • Acts as back up to other team members; assists Procurement Manager as required

  • Submits special reports as requested

  • Train internal clients on Procurement Procedures and use of the ERP system

  • Trains regularly on all Federal and Provincial environmental regulations, requirements and guidelines; follows and adheres to all guidelines, regulations, and requirements

  • Performs other duties assigned by management that fall within the generally expected scope of this position

Experience Requirement

  • Must have 3-5 years' of hands-on experience in purchasing / procurement, preferably in the process industry.

  • Experience with ERP systems (JDE Edwards & Oracle Cloud is a plus)

  • Experience on procurement role in projects. Desirable

  • Experience in supplier qualification management

  • Experience with SAP Ariba and Avetta is a plus

Education Requirement

  • Bachelor's Degree (BA or any other related career)

Competencies

  • Strong negotiation, influencing, collaboration and partnering skills;

  • Highly motivated, Candidate must be rigorous and professional in all the tasks he/she will have to perform

  • Capacity to handle a high volume of workloads and being autonomous

  • Excellent attention to detail and organizational skills

  • Must have clear and professional communication skills (written and oral) both internally and externally

  • Ability to balance multiple tasks with changing priorities

  • Excellent computer skills and proficient with Microsoft Office (Word, Excel)

  • Excellent English and French communications skills, both oral and written; good phone skills

  • Customer service focus; ability to deal with diverse personalities; negotiation and conflict resolution skills

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    Sommaire du poste
     

    Travailler avec l'équipe d'approvisionnement et gérer les besoins d'achat pour tous les emplacements au Canada (actuellement 4 terminaux et 1 projet d'expansion à travers le Canada) ainsi qu'agir comme un point de liaison entre les vendeurs et les employés.
     

    Fonctions essentielles
     

  • Se conformer à toutes les procédures et pratiques de sécurité applicables à l'emplacement et à la position; participer à une formation appropriée en matière de sécurité; démontrer son engagement et son soutien aux principes et valeurs de SS&E ; défendre la sécurité si nécessaire

  • Participer activement au maintien d'un environnement de travail sain, sécuritaire et également respectueux de l'environnement.

  • Exécuter tous les achats au sein de l'entreprise conformément aux procédures, politiques et normes VOPAK (globales et locales)

  • Convertir quotidiennement les demandes en bons de commande, demander des devis aux fournisseurs et ensuite diriger le processus d'attribution

  • Créer/Emettre des bons de commande quotidiennement

  • Suivi des bons de commande ouverts et mise à jour du système ERP en conséquence

  • Suivi avec les fournisseurs pour la confirmation de commandes et de la date de livraison

  • S'assurer que les conditions générales (service/article à livrer, prix, date de livraison, termes, conditions de paiement) sont correctement définies entre les fournisseurs et VOPAK

  • Exécuter et coordonner efficacement les étapes d'achat et d'approvisionnement pertinentes dans le processus P2P (demander, approuver, commander, accélérer et recevoir) afin d'obtenir le bon service/produit au bon endroit au bon moment

  • Utiliser efficacement le système ERP de support (JDE Edwards)

  • S'assurer en concertation avec le Directeur des Achats de la bonne exécution et du suivi des contrats d'approvisionnement.

  • S'assurer que les contrats fournisseurs sont gérés conformément aux spécifications des politiques et principes d'approvisionnement (conformité).

  • Évaluer et améliorer l'utilisation des contrats et participer à leur élaboration avec les parties prenantes (par exemple, résiliation ou modification).

  • Travailler avec les clients internes pour optimiser le P2P et l'efficacité de la fourniture des biens et services

  • Soutenir le directeur des achats dans la réalisation d'analyses de dépenses, d'analyses de contrats, révision de catégories et proposer des actions et initiatives à inclure dans le TPP et dans le processus budgétaire annuel.

  • Soutenir le responsable des achats dans l'exécution d'un processus optimal de sélection des fournisseurs tel que : effectuer des analyses internes et de marché, déterminer les critères de sélection, développer et évaluer les RFI et RFP, organiser des réunions de clarification, communiquer avec les soumissionnaires et coopérer avec les partenaires commerciaux internes

  • Soutenir le responsable des achats pour pré-qualifier les fournisseurs via le système Avetta

  • Contribuer à la gestion structurelle de la base de fournisseurs avec le responsable des achats et les parties prenantes internes en surveillant, évaluant et améliorant périodiquement les performances des fournisseurs dans le cadre du programme de gestion des fournisseurs. Cela comprend au minimum la hiérarchisation de la base de fournisseurs, la mesure des performances des fournisseurs critiques, la participation aux réunions d'évaluation et l'exécution du programme d'amélioration.

  • Aider le service financier à réconcilier les écarts de facture et à améliorer les paiements des fournisseurs

  • Assister le service financier et le responsable des achats pour mettre à jour/nettoyer le système ERP (reçus sans justificatif, commandes ouvertes, base de données des fournisseurs)

  • Effectuer une analyse pour identifier et initier des économies de coûts

  • Agir en tant que remplaçant pour les autres membres de l'équipe; assiste le directeur des achats au besoin

  • Soumettre des rapports spéciaux tel que demandé

  • Former les clients internes sur les procédures d'achat et l'utilisation du système ERP

  • S'informer régulièrement sur tous les règlements, exigences et lignes directrices environnementales fédérales et provinciales; suivre et adhèrer à toutes les directives, réglementations et exigences

  • Exécuter d'autres tâches assignées par la direction qui se relient généralement au poste

    Exigences du poste
     

  • Avoir 3 à 5 ans d'expérience pratique dans les achats/approvisionnements, de préférence dans l'industrie de transformation.

  • Expérience avec les systèmes ERP (JDE Edwards & Oracle Cloud est un plus)

  • Expérience dans le rôle d'approvisionnement dans des projets (Souhaitable)

  • Expérience dans la gestion de la qualification des fournisseurs

  • Une expérience avec SAP Ariba et Avetta est un plus

    Exigences académiques
     

  • Baccalauréat (BA ou toute autre carrière connexe)

    Compétences clés
     

  • Solides aptitudes à la négociation, à l'influence, à la collaboration et au partenariat ;

  • Motivation : le candidat doit être rigoureux et professionnel dans toutes les tâches qu'il aura à effectuer

  • Capacité à gérer un volume élevé de charges de travail et à être autonome

  • Excellente attention aux détails et compétences organisationnelles

  • Doit avoir des compétences de communication claires et professionnelles (écrites et orales) tant à l'interne qu'à externe

  • Capacité à équilibrer plusieurs tâches avec des priorités changeantes

  • Excellentes compétences informatiques et maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel)

  • Excellentes compétences en communication en anglais et en français, tant à l'oral qu'à l'écrit ; bonnes compétences téléphoniques

  • Axé sur le service à la clientèle ; capacité à collaborer avec des personnalités diverses; compétences en négociation et résolution de conflits

Application process

1
Step 1
Apply
2
Step 2
1st interview
3
Step 3 (optional)
Online assessment
4
Step 4
2nd interview
5
Step 5
Welcome!

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Ghita Bennani

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