Customer Service Representative

Report to: CS Manager

Location: Huizhou

工作目标：

1．管理客户ERP系统订单，库存及货物进出，制定作业计划，向客户汇报。
2．回复客户问讯，处理客户投诉，维护良好的客户关系。
3．创建产品作业订单，完成ERP系统作业订单及数量的统计工作，编制报告，向客户汇报。
4．协助财务收款，统计收费数据。
5．协调处理政府事务，维护与政府的良好关系。
6．遵守本公司其他相关的规章制度。
 

工作职责：

1. 必须严格遵守公司质量、安全、健康和环保方针。质量、安全、健康和环保是每位员工的责任，通过报告事故隐患，分析和控制质量、安全、健康和环保危害来体现。

2．管理客户ERP订单、库存及货物进出，制定作业计划，向客户汇报。

⑴ 接收或创建客户订单，将ERP订单及时传递给操作人员，订单内容应清晰明确可执行，组织公司内部按照客户要求按时准确完成订单指令。
⑵ 对客户系统传输的订单每日在系统里做监控，及时通知客户订单在完成过程中发生的异常状况，并协调公司内部与客户寻求解决方案。
⑶ 维护ERP订单日常操作，确保准确及时输入系统的相关信息；每日检查客户在系统中的作业记录。
⑷ 每日核对账面库存与实际库存，在系统检查前一天订单的执行状况，制作符合客户要求的日进出货报表，并在规定时间发送给客户。
⑸ 对于靠泊船只，按照政府要求进行靠泊前及靠泊后的申报，确保及时取得相关政府批文。  
⑹ 与船代和客户就船舶到港时间密切沟通，并及时更新船舶靠泊计划，通知公司内部及外部各相关方。
⑺ 维护海关的日常操作，与客户、海关和报关行保持密切联系，跟踪货物的报关状态，及时准确完成报关手续，确保输入海关系统信息准确及时，每日检查所负责客户在海关系统中的记录。
⑻ 每月月底，安排所负责储罐的检查，对比实际库存与账面库存，若库存差异超过客户容许范围，要及时查找原因并向相关领导及客户汇报，完成调查报告并做好处理及防范措施。

3．回复客户问讯，处理客户投诉，维护与客户的良好关系 
⑴ 对于客户的日常讯问，与相关部门沟通，正常情况下，应在当日回复。对于复杂问题，应本着及时的原则做出回应。如无法处理，则应及时汇报部门主管寻求协助。 
⑵ 如收到客户投诉，应组织内部进行调查，并分析投诉产生的原因，做出预防方案，并将调查结果以及预防措施汇报客户，同时做出必要的解释。与各相关方分享该事件的经验，根据所做出的预防措施采取行动。若需要，应召集管理变更会议，确保类似的投诉事件不再发生。
⑶ 组织长期客户定期操作回顾会议，做好会议记录，并将会议中做出的决议传达给公司内部各相关部门，并采取相应行动。
⑷ 每年年底或在公司规定的时间，对客户满意度进行调查，对在调查中发现的问题进行分析和调查，并与各相关方分享，做出改进措施，修改相关程序，并采取改进行动以避免类似的问题再次发生。

4．操作数据统计，编制报告，整理文件

⑴ 每月月底统计当月客户操作数据及安全记录，制作符合客户要求的月度报告，并在规定时间发送给客户。
⑵ 向政府部门提交所要求的各类统计报告。
⑶ 向公司内部各部门提供所要求的各类报告。
⑷ 协助部门主管制定和完善部门内部程序和流程。
⑸ 及时整理及归档相关文件，并按要求的时间和方法销毁。

5．其它工作 
⑴ 其它指派工作
⑵ 熟悉本部门任何岗位的工作（包括内部联系/工作内容）及各个客户的情况，随时能够替代任何岗位。
⑶ 培训与考核：每年根据要求及时参加培训、每次培训结束后通过考核、及时提出培训需求、为培训材料提供有效的信息和合理化建议。

6．为公司安全、质量、环保、健康政策方针负责。

7．在需要的情况下服从公司的工作和岗位安排。
 

技能知识：

1．大学文化背景，工程和技术、石油化工或物流专业尤佳。
2．普通话且英文口语及书写流畅。
3．熟悉计算机操作及相关软件的运用。
4．具有良好的服务意识、基本的化工知识、人际沟通技能、商务写作技能、团队协作能力、会议管理能力、演说能力、库存管理知识及解决问题的技巧。